10.10.19Berlin

Digitize your Employee Intelligence

Den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, ist nicht immer einfach. Abwesenheiten, Qualifikationen, Arbeitszeitregelungen und viele weitere Parameter müssen in die Personaleinsatzplanung einfließen. Oft werden Schichtpläne erstellt, die im Nachgang noch etliche Male angepasst werden müssen, weil zum Zeitpunkt der Erstellung nicht alle Informationen vorlagen. Das will das Berliner Startup shyftplan ändern, indem es die Schichtplanung vollständig digitalisiert.

„Die meisten für die Schichtplanung relevanten Daten stecken in den Köpfen der Mitarbeiter. Sie wissen, wann Arztbesuche anstehen, Kinder von der Schule abgeholt oder andere Verpflichtungen eingehalten werden müssen“, erklärt Mitgründer und Geschäftsführer Jan-Martin Josten das Konzept hinter shyftplan. „Dieses Wissen machen wir über unsere Cloud in Echtzeit verfügbar und lassen es automatisch in die Schichtplanung einfließen. Unser Mantra: Digitize your Employee Intelligence.“

Statt auf A.I. (Artificial Intelligence) setzen die Gründer von shyftplan auf E.I. (Employee Intelligence) – also auf das Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter. Kommunikation und Mitarbeiterselbstbestimmung sind die Themen, die shyftplan mit seiner digitalen Personaleinsatzplanung angeht. „Wir digitalisieren die Letzte-Meile-Kommunikation mit dem Mitarbeiter“, ergänzt Josten.

shyftplan-Gründer Jan-Martin Josten
Jan-Martin Josten ist Mitgründer und Geschäftsführer von shyftplan. © shyftplan 2019

Papier, Excel, Telefon – das ist vielerorts noch Realität

In vielen Unternehmen wird die Schichtplanung bisher noch ganz klassisch mit einem Excel-Programm vorgenommen. Fällt ein Mitarbeiter aus, wird am Telefon Ersatz gesucht. Dazu werden etliche Anrufe getätigt oder aber Anfragen in einer WhatsApp-Gruppe gepostet. „An Datenschutz ist hierbei nicht zu denken“, erläutert Josten das Problem. „Ein Post in einer Messenger-Gruppe ist oft deutlich zeitsparender als einzelne Anrufe bei jedem Mitarbeiter. Allerdings erfordert ein solcher Service das Speichern privater Telefonnummern – und das auf ausländischen Servern.“ 

Bei shyftplan liegen die Daten zwar auch in einer Cloud, jedoch werden ausschließlich deutsche Server verwendet und die Daten nach aktueller Rechtslage verschlüsselt und gesichert. Fällt ein Mitarbeiter unerwartet aus, sendet das System automatisch eine Mitteilung an die in Frage kommenden Kollegen, die sich dann auf die Schicht bewerben können. Dabei kann der Mitarbeiter selbst entscheiden, wann er die Nachricht beantworten möchte. Dienstliche Anrufe in der Freizeit werden vermieden.

Zudem können Mitarbeiter Abwesenheitswünsche schon im Vorfeld der Planung über das System einfließen lassen. shyftplan berücksichtigt diese Angaben automatisch. Das reduziert auch Ungerechtigkeiten bei der Planung. Die so erstellten Dienstpläne können von den Mitarbeitern über ihr Endgerät jederzeit in Echtzeit eingesehen werden. Informationen zu geplanten Einsätzen liegen damit stets frühzeitig vor. „Darüber freuen sich vor allem die Familien der Mitarbeiter“, weiß Josten aus Erfahrung.

„Natürlich funktioniert auch der herkömmliche Planungsweg über Excel. Aber kommt es dann doch unerwartet zu einem Ausfall oder müssen Sonderwünsche berücksichtigt werden, beginnen oftmals lange Telefon-Arien“, beschreibt Josten den Vorteil der digitalen Lösung. „Telefonate kosten viel Zeit und damit bares Geld. Die Automatisierung bringt einen wesentlichen Zeitgewinn und mehr Effizienz.“

Produkt Shyftplan
Die digitale Schichtplanung von shyftplan vereint eine inuitive Benutzeroberfläche mit hochkomplexen Algorithmen. © shyftplan 2019

Aus einer Idee wurde ein Unternehmen

Die Idee zu shyftplan entwickelten die beiden Gründer Jan-Martin Josten und John Nitschke während ihrer Studienzeit. Josten studierte Bioinformatik, Nitschke Betriebswirtschaftslehre. Beide arbeiteten nebenbei auf Messen und Kongressen und bemerkten dabei schnell, dass die Mitarbeiterplanung oft ein heilloses Durcheinander war. Also entwickelten sie eine digitale Lösung, die das Problem lösen sollte.

Aus der anfänglichen Einsatzplanung für den Messe- und Eventbereich wuchs schnell ein Tool heran, das in allen Branchen und in allen Unternehmen ab 50 Mitarbeitern einsetzbar ist. Denn das Prinzip funktioniert überall, wo Schichten geplant werden müssen – ob in der Industrie, in der Pflege oder im Gastrobereich. Heute setzen vom klassischen Industriekonzern über den Anlagenbauer bis hin zu Lieferdiensten zahlreiche Unternehmen auf die digitale Lösung.

Neueste Kundengruppe sind Dienstleister aus dem Bereich des Mobilitäts-Sharings, die Wartungsleistungen organisieren und Einsätze verteilt über die ganze Stadt planen müssen. „Spannend sind auch die aktuellen Diskussionen um die Logistik auf der letzten Meile“, gibt Josten einen Ausblick auf die Pläne des Unternehmens. „Von optimalen Wegen über das passende Fahrzeug bis hin zum richtigen Mitarbeiter müssen hier verschiedenste Aspekte beachtet werden. Für shyftplan ist das ein vielversprechender Markt.“

Mit den Kundengruppen ist auch das Unternehmen zügig gewachsen. Aus zwei Gründern wurde in wenigen Jahren ein Softwarebetrieb mit 50 Mitarbeitern – Tendenz steigend. Heute wird shyftplan bereits in 18 Ländern eingesetzt. Entsprechend international ist das Team aufgestellt. Aus verschiedensten Nationen – von Russland über Nepal bis Brasilien – kommen die Mitarbeiter des jungen Technologieanbieters.

„Berlin ist für uns der ideale Standort, auch wenn Räumlichkeiten hier schwer zu finden sind“, sagt Josten. „Aber kreative und gute Mitarbeiter bekommt man eben am besten in der Hauptstadt.“ Das schnelle Wachstum stellte auch shyftplan vor logistische Herausforderungen. Es mussten Büroräume gefunden werden, die Raum für die weitere Entwicklung ließen. Zum Glück wurde das Unternehmen fündig und zog in die Ritterstraße in Kreuzberg.

Hohe Skalierbarkeit und Usability

Der Erfolg von shyftplan liegt auch im Design der Softwarelösung. So stand für die Gründer die Nutzerfreundlichkeit immer im Fokus. „Das System muss für seine Anwender einfach zu benutzen sein, auch wenn die Technologie dahinter hochkomplex ist. Nur so erreichen wir Akzeptanz in den Belegschaften“, erklärt Josten das Prinzip. Dabei ist die Lösung skalierbar und kann sich den Unternehmen und ihren Mitarbeiterzahlen anpassen. Von starren bis flexiblen Arbeitsmodellen kann alles abgedeckt werden. Das System bezieht genau die Parameter mit ein, die vom Unternehmen gewünscht werden.

Neuestes Feature ist eine Chat-Funktion für die persönliche Kommunikation, die in das geschlossene System integriert wurde. Damit werden auch persönliche Nachrichten möglich. Weitere Funktionen sind die digitale Zeiterfassung, das Management von Urlaubsanträgen und die vorbereitende Lohnabrechnung.

Die betrieblichen Bedarfe spielen auch bei der Wahl der Endgeräte eine entscheidende Rolle, weiß Josten: „Nicht immer ist eine App-Lösung gewünscht, da dies oft eine Installation auf dem privaten Smartphone erfordert.“ Um hier Unstimmigkeiten zu vermeiden, kann shyftplan auch von dienstlichen Tablets oder aber Desktop-Stationen im Betrieb genutzt werden. „Für jeden betrieblichen Bedarf finden wir die passende Lösung“, verspricht der Gründer.

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